Problem med mailutskick?

En av dom mest användbara funktionerna i dittlag är mailutskick i form av inbjudningar och påminnelser inför planerade händelser. Men ibland besväras medlemmar av att inbjudningar inte kommer fram som dom ska. Det kan bero på en eller flera anledningar.

  1. Medlemmen är inte aktiverad.
  2. Medlemmen har inte accepterat mailutskick.
  3. Manager har valt att inte tillåta mailutskick för det aktuella mötet.

Nedan går jag igenom några tips för hur man kan kontrollera vad som kan vara fel när påminnelser inte skickas ut som dom ska.

Kontrollera att medlemmen är aktiverad

För att tjänsten inte ska missbrukas av spammare så har vi valt att aldrig tillåta mailutskick förrän medlemmen är aktiverad.

När managern skapar en ny medlem så är "Skicka aktiveringsmail?" förvalt. Detta betyder att ett aktiveringsmail skickas ut direkt efter det att medlemmen har skapats. Att välja att skicka aktiveringsmail direkt, rekommenderas i dom allra flesta fall.

Du kan kontrollera om ett aktiveringsmail verkligen har skickats ut genom att gå in på medlemsuppgifter för medlemmen. Efter mailaddressen står det något av följande.

  1. "ej aktiverad" - Aktiveringsmail har aldrig skickats ut
  2. "aktivering skickad" - Aktiveringsmail har skickats ut, men medlemmen har ännu inte aktiverat sig genom att klicka på länken i aktiverings mailet.
  3. "aktiverad" - Medlemmen är aktiverad och kan ta emot mail.

Om det står "ej aktiverad" måste du som manager gå in och editera medlemmen och markera "Skicka aktiveringsmail?" så kommer ett aktiveringsmail att skickas ut när du sparar ändringarna. Detta kan du göra flera gånger (exempelvis om medlemmen inte hittar sitt första aktiveringsmail), men det är bara det senaste mailet som kan användas för aktivering.

Om det står "aktivering skickad" så kan du uppmana medlemmen att aktivera sig via länken i det redan utskickade mailet.

Om det står "aktiverad" så är allt som det ska. Medlemmen är aktiverad och kan ta emot mail.

Kontrollera att medlemmen tillåter mailutskick

Även om man är aktiverad så kan man som medlem ändå välja att inte tillåta mailutskick. Det kan vara för att man har en regelbunden tid och inte anser sig behöva mailutskick. För dom allra flesta rekommenderas dock att tillåta mailutskick.

Du kan kontrollera att medlemmen tillåter mailutskick under dess medlemsuppgifter. Om det står "Mailutskick: Nej" så betyder det att medlemmen har valt bort mailutskick. Denna inställning ändrar man enkelt genom att tillåta mailutskick igen under medlemsuppgifter.

Det finns faktiskt ytterligare en situation där mail inte skickas ut för en specifik medlem. Medlemmar som inte är aktiva i laget kan manager sätta som "vilande medlem". I detta fall skickas heller inga mail ut.

Kontrollera att mötet är inställt för påminnelser

Precis som man som medlem kan välja bort mailutskick, så kan man som manager välja bort mailutskick för ett specifikt möte. Exempelvis kan man välja att inte skicka ut påminnelser för träningar, men skicka ut påminnelser för matcher. Dom allra flesta väljer dock att använda påminnelser för alla typer av möten.

Du kan som manager se om en händelse kommer att skicka ut inbjudning/påminnelse genom att klicka på "Ändra" för mötet. Står det "Påminnelse: Nej" kommer inga mail att skickas ut för denna händelse. Om du är i god tid innan inbjudning ska ske kan du ändra inställning till "Påminnelse: Ja" för att åter aktivera utskick för det aktuella mötet.

När skickas påminnelser ut?

Du kan som manager välja exakt när inbjudan respektive inbjudan skall skickas ut. Dessa inställningar gör man under "Inställningar" fliken.

Det finns även en möjlighet att kontrollera om mail verkligen har skickats ut. Varje händelse har en statusindikering som anger om mail har skickats ut.

Om du går in på en händelse så står det något av följande.

  1. Anmälda: X av max Y anmälda (inbjudan skall skickas)
  2. Anmälda: X av max Y anmälda (inbjudan skickad)
  3. Anmälda: X av max Y anmälda (påminnelse skickad)

Står det "inbjudan skall skickas" betyder det att tiden för inbjudan inte har passerat. Står det "inbjudan skickad" har en inbjudan skickats ut, men tiden för påminnelse har inte passerat. När både inbjudan och påminnelse har skickats ut står det "påminnelse skickad".

Ett annat sätt för dig som manager att kontrollera om utskick har gått är att kontrollera om du själv fått utskicket. Eftersom både inbjudningar och påminnelser skickas till alla medlemmar samtidigt så betyder det att om du som manager har fått utskicket så skall även dina medlemmar ha fått samma utskick.

Andra problem

Om du trots tipsen ovan fortfarande har medlemmar som inte får utskick som de ska så kan det vara något problem mellan dittlag och medlemmens postlåda. Kanske har mail filtrerats bort i något spamfilter på vägen. Det är viktigt att man inte felaktigt indikerar dessa mail som spam.

Om du trots allt undrar över något kring mailutskick så tveka inte att kontakta mig på dittlag.se@gmail.com.

Date: 3 Nov 2009